長い会議の時短対策|長くなる原因をなくして会議を効率化しよう

会議長すぎる…もっと短くなんないの?

世界有数の経済大国である日本においても、長い会議をどうにかできないものかと頭を悩ませている方は多いことでしょう。

  • 会議の効率化を行いたい進行役の方
  • 参加者の立場だけど長い会議を問題視している方

今回の記事では、上記のような方に向けて、長い会議を短くするためにできる対策を紹介します。

「とにかく会議を短くしろ」「短さが正義」と言いたい訳ではありません。もし会議の議題が3つあるとしたら、15分や30分では終わらない可能性が高いですよね。

今回紹介するのは、少しでもムダを省き、限られた時間のなかで会議の効率化を目指すための方法です。少しでも参考になれば幸いです。

ではさっそくいきましょう。

長い会議を短くするための対策

会議での資料読み上げは禁止・事前配布する

これからの社内会議では、会議が始まってから資料を配布し、それを読み上げるのはやめましょう。

その理由は以下のとおりです。

  • 会議のテンポが悪くなる
  • 視覚から得られる情報のほうが理解が早い
  • 参加者が「このページの内容わかったから次行ってくれないかな」と飽きを感じる

ではどうすればよいかというと、会議で使用する資料は事前に配布し、読み込んだうえで参加してもらいましょう。それだけで、資料読み上げの時間を削り、早く本題に入ることができます。

また、会議に入って初めて資料をもらってその場で考えるよりも、事前に内容を読んできてもらったうえで意見を出してもらうほうがスピーディですよね。これだけで時短になると思います。

事前配布で読んでくれない場合・・・

ただ、事前に配布したところで読んでくれない人って絶対いますよね。

どうしてもそういう人がいる場合は、会議の冒頭は資料を読み理解してもらう時間を取ることをおすすめします。何分時間をとるかは、資料のボリュームと全体の会議時間を踏まえて決定しましょう。

会議中に読み込みの時間をとるのは効率的ではないですが、資料を読み上げるよりはマシだと思います。

会議の目的と資料の全体像を参加者全員が理解し、集中して議論を始める助けになります。資料を読んで会議に臨む習慣がチームに浸透したら、事前配布で読んできてもらう方向にシフトしましょう。

「話す内容」ではなく「会議にかけられる時間」を先に決める

会議を設定するとき、まずは話す内容・議題を決め、それに合わせて会議の時間を決めることが多いのではないでしょうか。

この決め方ができればそのほうが良いですが、多忙で会議に使える時間も限られているなかでは難しいこともあります。

また、話す内容に合わせて時間を設定すると、つい長く設定しがちです。

そのため、実際には会議にかけられる時間を先に決定し、時間に合わせて議題を設定するほうが現実的です。

また、進行役は「会議にかけられる時間は〇時間だから、時間から逆算してどう進めたら効率的か」を考える練習ができ、個人の仕事にも応用できるメリットもあります。

会議の時間単位を15分にする

会議室を抑えられる時間単位を短くすることも効果的です。15分単位で取れればベストでしょう。

15分単位にすることで、会議のスケジューリングに柔軟性が出やすくなります。

(例)今後の方針の共有のみの共有の場合(15分間)
・目的や背景を共有(3分間)
・今後のチームの方針を伝える(8分間)
・注意事項の共有(4分間)
(例)今の業務報告と対策を決める会議の場合(1時間)
・会議の目的と議題の共有(5分間)
・先週の売り上げ数値を報告(5分間)
・先週の数値についての解釈を1人が伝え、それに対してメンバーの見解を聞く(15分)
・課題に対する施策を練る(15分)
・出た施策から今週おこなうものを決定する(15分)
・まとめ(5分)

日本の企業だと、現状は30分単位が多いのかな?ちなみに僕の前職はとても大雑把で、1時間単位でしたね。これは長いと思います。

1時間会議室を抑えていると、30分くらいで方向性がまとまっても、「あと30分あるし何か話そうか」みたいな雰囲気になることが多かったです。

それで突発的な議題を出し、その場で考えるものだから意見がまとまらないまま会議が長引き、時間が来てしまう……みたいなことが起こってました。方向性が決まらない会議はムダなので、この場合後半30分は明らかにムダですよね。

ちゃんと方向性が決まったのなら、会議が予定より早く終わることは悪いことではないです。

ただ、「気を付ける」「意識する」ではなかなか実行できないのが人間です。

意識で実行できないことは、仕組みで解決しましょう。その方法の1つが「会議15分単位」です。僕の前職のようなことを防ぐためにも、会議の時間単位を15分にすることは有効です。

企業の例を紹介すると、あのGoogleでは5分・10分単位でも会議と認められ、会議室を抑えられるそうです。

これにより、多忙な管理職の人でも隙間の時間を有効に使えたり、スケジュール調整しやすくなります。

部下としても「上司に10分でいいから話を伝えて意思決定をもらいたいのに、打ち合わせができない」ということがなくなるため、Googleでは会社全体として意思決定のスムーズ化を実現しているそうです。

議題のズレを防止する

議題のズレは本当によく起こりますよね。

今ある商品のページをどう読みやすく改善するかが議題だったのに、気づいたら新しい商品のページどんな風にする?という話になってる……みたいな。

会議の進行役の上司が「この会議は何を決めるための会議なのか?」という意識が低い場合は、議題のズレが頻発します。

誰かの「あ、そういえば」の一言が引き金となってどんどん話がそれていきます。気づけばとくに結論が出ず時間ばかりが過ぎてしまうなんてことも・・・。こうなるとしんどいですよね。

とはいえ、僕は「会議中に新しい議題を出すな」と言いたい訳ではないです。

ただ、それは後で決めましょう、まずは今決めるべきことに結論を出しましょうよ、と思うわけです。進行役の興味が赴くままにあっちこっちに手をつけてたら、決まるものも決まらないし時間が伸びていくので…

議題のズレ防止のアクション

議題のズレ防止のアクションとしては、議題が脱線したらあなた、またはあなたに協力してくれる同僚・上司があるキーワードを発言することです。

  • 「あれ、今回の議題ってなんでしたっけ?」
  • 「なるほど、それも気になりますね。でも一旦、さっきの議題決めてもいいですか?」

こんな感じで、軌道修正してあげられたらベストです。「笑」がついてるくらいの話し方がミソです。「議題ズレてますよ」とはっきり言うと、カドが立つ可能性がありますので。

まともな上司なら「あ、ごめんごめん、で、今の商品ページだけど」と話を戻してくれるはずです。「今、自分が話してるのになんで遮るんだ」みたいな反応をする上司であれば、ついていくべきか疑ったほうがいいかもしれないですね。

チャットツールを活用する

チャットツールをうまく使うことでも、会議の効率化に繋がります。

先述した「会議資料を事前に配布する」ひとつとっても、メールで送るより手間が省け、受け取る側の見落としも少なくなります。

また、会議では議事録をとっていることと思います。この議事録ひとつとっても、Googleドキュメントなどに記述し、それを「Chatwork(チャットワーク)」や「Slack(スラック)」のようなツールで送るようにすれば、けっこうな時短になるはずです。

チャットツールは操作が難しいものではなく、すぐなれます。もし議事録を手書きでとっているとか、メールで送っているとかであれば、ぜひ上記の方法に移行して効率化することをおすすめしたいです。

会議が長いという心理的負担を減らすための対策

会議が長いと感じるときには、2種類あると思っています。

  • 単純に時間が長い
  • 心理的に長く感じる

「時間が単純に長い」はわかると思いますので、2番目の「心理的に長く感じる」を説明します。

たとえば、意見交換が活発化したうえで「誰が・いつ・どうやるか」まで落とし込み、参加者が全員が実のある会議だと感じていれば、たとえ3時間かかっても体感的にはもっと短く感じることもあるでしょう。

一方、進行役が延々と資料を読み上げ、その資料も興味を引かないような状態であれば、30分でも「長い」「いつまで続くのかな」とモヤモヤするはずです。

この「心理的に会議が長く感じる」を防ぐための工夫を紹介します。

議題(アジェンダ)を明示する

誰でもできる且つ効果的なのが、議題(アジェンダ)を最初に明示することです。僕は友人に「会社の会議ってどんな感じ?」と聞いたりするのですが、話を聞いてみても意外とやっていない会社が多いように思います。

進行役が、はじめに「どのくらいの時間をかけて・どんな議題を・どの順番で話すか」を伝えておくだけで、参加者の心持ちが大きく変わります。

議題の提示がなければ、進行役以外は会議の全体像がわかりません。

「今は何の話をしているのか」「全体からすると今の進行度はこれぐらいだ」ということが見えるだけで、時間に対する安心度が全然ちがいます。

開始・終了時間と休憩の有無を伝える

会議の開始・終了時間を伝えるのも、ちょっとした使えるテクニックです。たとえば、以下のようなことを始めに伝えておきます。

  • 会議を始めるときに「この会議は1時間30分で行います」と伝える
  • プレゼンの冒頭で「今から15分程度でプロジェクトの概要をお伝えします」と宣言する

たまに、全体の時間設定を伝えずにいきなり話を始める人っていませんか?

これだと会議がどれくらいかかるかわからないし、1時間・2時間と過ぎていくと「早く終わりたい」という心理も働きます。

こうなった時点で内容のある会議にはなりにくいですね。そのため、事前に時間の割り振りを決めておくことは大切なのです。

会議に限らず、何かと事前に声かけしておくことは、周りの人間が仕事をしやすい環境づくりにつながるため、取り入れることをおすすめします。

まとめ|長い会議の対策は生産性に繋がる

社内の会議を効率化できれば、意思決定も早くなるし、削減した時間を他の業務に回せます。つまり「生産性」が上がります。

限りある人生の貴重な時間を使って行う会議ですから、「みんなで有意義な時間にしよう」という姿勢を持てる会社・チームを目指しましょう。

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どうしても長い会議にストレスが溜まる方へ

ここまで長い会議の効率化対策をご紹介してきましたが、どうしても他人をコントロールすることは難しいこともあります。

「会議が長いから辞める」はちょっと無理がありますが、企業として業務効率を改善したり、目の前の成果に向けて貪欲に突っ走ったりする雰囲気が無い場合、その風潮は会社の会議に表れやすいとは思います。

そういった会社に身を置くことで成長できるのか?と感じたなら、それは次のステップを考えるべき時なのかもしれません。

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