会議のムダを効率化するための対策【実のある会議の鉄則】

会議は必要だと思うけど、もうちっと効率化できないかなぁ

「この会議長いしムダだなぁ…」と感じた経験のある人は多いはず。

今回の記事では、会議のムダを減らしたい方や、会議をより良くしたい方に向けて、会議を効率化する方法をご紹介します。

また、非効率な会議の特徴とそれを改善するアクションについても触れています。

読むことで、少しでも会議の生産性を上げるための参考になればと思います!

会議のムダ・非効率を削減するための対策

資料は事前に配布する

会議に資料を用いる場合、事前に配布するメリットは以下の2つです。

  • 会議中に資料読み上げの時間をとらなくて良いため、早く本題に入れる
  • 参加者が事前に自分の考えをまとめられるため、意見が出やすい

時間的にも議決までのスムーズさにも好影響を及ぼすはずです。

社内会議の資料は凝らなくてよい

僕は仕事でSEO対策をしていますが、以前は会議資料を作るときに「見た目の良い資料が作れるツールを使って、見やすくして…」という意識でやってました。「資料なんだからデザイン性も意識しなくちゃ」という強迫観念にかられ、力をかけなくてよいところに時間をかけてしまっていたんですね。

もちろん、社外で使用する資料はデザイン(見やすさ)も意識しないといけないです。でも、フォントがそろってるなど最低限の見やすさがあれば、社内会議の資料はとりあえず「わかればいい」んですよね。

それに気づいてからは、データを使用するページには画面のスクショを貼って済ませることもあります。会議の進行に支障はないし、資料作りの時間も短縮できました。

会議の人数は小規模で行う

会議に参加する人数が多いと、さまざまな意見が飛び交い、議論が錯綜しやすくなります。参加する意義が特に高い人を選定し、4人~5人ほどで行うのが理想です。会議の内容を知ることでベネフィットがある人には、後で共有すればOKです。

AppleやAmazonなどの世界的な企業を中心にこの意識が広まっています。余談ですが、スティーブ・ジョブズは当時のオバマ大統領が開催した有識者会議の招待を「参加者が多いから」という理由で辞退したことがあるそうです。

会議の時間帯を内容によって変える

みなさんの会社は、会議の時間は固定だったり、空いている時間に行ったりとさまざまだと思います。もし会議を開く時間に融通がきくならぜひ検討してもらいたいのが、会議の時間帯を内容によって調節することです。

たとえば、想像力を働かせていろいろな案を出すクリエイティブな会議は午前中の時間帯と相性が良いです。なぜなら、午前中のほうが人の頭はよく働くからです。反対に、脳が消費しきった夕方からクリエイティブな会議を開催しても、良いアイデアは出にくいです。

会議の主な内容が業務的な報告であれば、夕方でも問題ないでしょう。むしろ生産性の高い午前中に報告のみの時間をとってしまうことは、あまり効率的ではないかもしれません。

何があっても開始時間を守る

会議・ミーティングにいつも5分・10分ぐらい平気で遅れる人っていませんか?早めに来た人はただ待っている時間が発生してしまいます。こういう人がいる問題点は以下です。

  • たとえ5分でも相手の時間を奪っている
  • 「またあの人遅れてる」という会議に必要ない感情を他の参加者が持った時点で、会議の生産性が下がる

特別な理由がなければ、会議は必ず時間通りに開始すべきです。

無駄・非効率な会議の特徴

会議の内容が実行されない

「じゃあ今後の販売戦略としては、購入者に期間限定で化粧品のサンプルをプレゼントし、○○地域への広告配信を強めましょう。ではよろしくお願いいたします。」

あなたの会社の会議は、こんな感じで締められていないでしょうか。

上記の例では「何をするか」という結論がでていますが、これだけでは足りません。「誰が」「いつまでに」まで決めないと、既存のタスクも含めた優先順位がわかりにくかったり、誰も手を付けないまま宙に浮いたりすることがあります。

多忙な状況で、せっかく会議で決まったことが放置されてしまった経験はありませんか?繰り返しになりますが、「何をするか」が決まったら、「誰が」「いつまでに」まで落とし込みましょう。任命されたメンバーには責任が生じるため、会議内容の放置が抑止されます。

出なくてよい人が参加させられている

「この会議、自分がいる必要あるのかな」と感じた経験のある方も多いと思います。たとえば販売戦略の話に総務の人が入ってるとか、経営に関わる会議に営業全員で参加しているなど、参加する必要性がない人を参加させるのはムダです。その時間で手を動かしてもらったほうがずっと生産的ですよね。

僕の会社でも、上からの指示でWebマーケティング分析の会議に営業の方が参加してくれている時期がありました。でもCPAやCTRといった専門用語も、Web広告の戦略の話もわからないから困ってそうでした。「自分いらなくね?」と思ってるのがすごく伝わってきました…笑

こういうのって、たぶん上層部が、いろんな部署の人を参加させて「部署の垣根を超えてみんなで協力している感」に満足しちゃってるのかなと思います。会議の意義はあくまで「会社に好影響を及ぼす議決」をすることです。会議の主催者は、会議に参加する意義がある人をよく考えてメンバーを選出することが必要です。

会議中に話がずれる

これは会議あるあるですね。

大体、役職ついてる人のとっさの一言をきっかけに、議題がすり替わっています。無意味に議題を変えた上司には電流が流れる椅子の開発はまだかなと思う今日この頃。

冗談はさておき、まずは議題に対する議決を最優先で決めたいところです。話がそれまくってると、決まるものも決まらず時間が長引くので。ある程度のタイミングで、「その話も重要ですが、まずは今回の議題について決めましょう」と言えるのが理想です。

議題がないのに「定例」という理由だけで行う

「定例会議」を行っている企業はたくさんありますね。

会社や個人の状況にもよりますが、議題がとくになく「今月はやらなくてもいいかも」という時があると思います。しかし、「月1回と決めているからやらなきゃいけない」という固定観念からとりあえず開催されている定例会議って意外と多いのではないでしょうか。

よくあるのが、上層部による情報共有・業務連絡・売上などを報告するための会議。

資料作成の時間や、会議中に資料をただ読み上げている時間で他のことをやるほうが生産的です。その報告、メールではだめですか?

突発的に会議が開かれる

「ちょっと今からいい?」

リーダーの一言でいきなり会議が始まり、気づけば2時間経ってるみたいなことありませんか?今の僕のチームでは、正直たまにありますね。突発的な会議のデメリットは以下のようなものがあります。

  • 今やっている作業が強制的に中断される
  • 組んでいた自分のスケジュールが狂う
  • 突発的な議題に対してその場で考えるため、答えが出にくい
  • 結果的に時間がかかりやすい

緊急の会議でなければ翌日以降に組んで、参加者が考えを持った状態でスタートするほうが、無駄な時間の消費を抑えられます。

まとめ

会議は業務時間の多くを占めるので、会社として効率化を図っていくことはとても大切です。

会議のやり方に絶対的な正解はないのかもしれません。しかし、生産性の高い会議を行っている企業は「会議の目的を常に頭に置いている」「最短で目的を達成するためにやり方を工夫する」という共通点があると思います。

生産性の高い会議を社内で行うために、できることからはじめてみましょう。

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