わかりやすい文章の書き方|相手に伝える技術と文脈を解説

ロイ
相手に伝わりやすい文章の書き方をお伝えします!

文章でうまく意図を伝えられなかった経験はありませんか?

とくにリモートワークを取り入れている企業では、文章でのコミュニケーションが増えています。そのため、文章で相手に自分の意図をうまく伝える力の重要度が上がっています。

仕事をするうえで、文章でうまく相手に伝えられなければ、意図が食い違い作業のやり直しが発生しかねません。

一方、文章での指示や会話がわかりやすければ、自分の想定どおりに相手の行動を促しやすくなります。いちいち確認をとられる回数が減り、生産性アップに繋がるでしょう。

というわけで今回は、文章に苦手意識を持っている方や、文章のコミュニケーションで仕事のやりとりを円滑に進めたい方に向けて、わかりやすい文章の書き方を「技術」と「文脈」に分けてお伝えします。

それではさっそくいきましょう。

わかりやすい文章の特徴:技術編

1段落=1テーマで書かれている

1つの段落(パラグラフ)に1テーマでまとめると、わかりやすい文章を書くことができます。

■例文
電気自動車は、エコカー減税が適用されるため、支払う税金が少なくて済みます。エコカー減税とは、環境にやさしい車に対して、自動車税と自動車重量税が軽減される仕組みのことです。2021年3月31日までにエコカー減税対象の新車を購入した場合、新規購入時にかかる自動車取得税・自動車重量税・自動車税の3つが、減税または免除されます。

電気自動車が税制優遇を受けられる話を書いていたのに、途中で出てきた「エコカー減税」も説明してあげたほうがよいと思い立ち、エコカー減税の説明をはさんでいます。読者は、「この段落で言いたいことは減税が適用される話なのか、エコカー減税の説明なのか、どっちだろう」と迷ってしまいます。

このような文章は、まじめで親切な人がやりがちです。せっかく親切心でつけ加えた説明が、読み手を混乱させてしまう可能性があります。

この短い文章ではそこまで複雑ではなかったかもしれません。しかし、もっと長い文章や難しい内容の場合、「1段落=1テーマ」から外れると、それだけで文章が複雑になってしまいます。

両方の説明をしたい場合は、段落を分けて書いてみましょう。

■改善例1
・電気自動車は税制優遇が受けられる
電気自動車は、エコカー減税が適用されるため、支払う税金が少なくて済みます。2021年3月31日までにエコカー減税対象の新車を購入した場合、新規購入時にかかる自動車取得税・自動車重量税・自動車税の3つが、減税または免除されます。

・エコカー減税とは?
エコカー減税とは、環境にやさしい車に対して、自動車税と自動車重量税が軽減される仕組みのことです。

段落を分けるほどでなければ、注意書きのように示すのもOKです。

■改善例2
・電気自動車は税制優遇が受けられる
電気自動車は、エコカー減税が適用されるため、支払う税金が少なくて済みます。2021年3月31日までにエコカー減税対象の新車を購入した場合、新規購入時にかかる自動車取得税・自動車重量税・自動車税の3つが、減税または免除されます。

※エコカー減税とは、環境にやさしい車に対して、自動車税と自動車重量税が軽減される仕組みのことです。

「1段落=1テーマ」を守ることで、伝えたいことが明確になり、読者が理解しやすい文章になります。

一文一義で書かれている

ひとつの文にたくさんの要素を詰め込まず、ひとつの内容だけ書くことは、わかりやすい文章をつくるうえで大切です。

■例文
今回行ったセミナーの感想が続々と送られており、営業部全体でひとつずつチェックし、特に多かった感想の内容や、セミナーの改善点を明らかにしていますので、作業の所要期間として3日程度を想定しております。

ひとつの文章で4つの内容を伝えようとしています。1文が長くてわかりにくく感じたのではないでしょうか。わかりやすい文章では、以下のように切り分けます。

■改善例1
今回行ったセミナーの感想が続々と送られています。営業部全体でチェックしているところです。
特に多かった感想の内容や、セミナーの改善点を明らかにしております。作業の所要期間としては3日程度を想定しています。

文章を短く切ったことで、内容がスッと入りやすくなります。

ただし、短い文章が淡々と続くと、冷たい印象や子どもっぽい印象を与えることも。そのため、わかりにくくならない程度に文章をくっつけてもOKです。「一文一義」を意識しつつ、繋げても読みにくくない程度に文章を合体させましょう。

■改善例2
今回行ったセミナーの感想が続々と送られており、営業部全体でチェックしています。
特に多かった感想の内容や、セミナーの改善点を明らかにするため、作業の所要期間としては3日程度を想定しております。

修飾語・被修飾語の関係が明確である

わかりやすい文章は、修飾語と被修飾語の関係がわかりやすく書かれています。一方、その関係がわかりにくいと、「この言葉はどっちに繋がるのか?」を相手に考えさせてしまうため、わかりにくい文章となります。

■例文
黄色い箱の中に入っている紙を持ってきてください。

この場合、「黄色い」が「箱」にかかるようにも解釈できますし、「紙」にかかるようにも解釈できます。黄色いのが紙だった場合を想定して書き直します。

■改善例
・箱の中にある、黄色い紙を持ってきてください。
・箱を開けてください。そこから黄色い紙を取ってきてください。

箇条書きをうまく使っている

箇条書きを使うだけで、文章をわかりやすくできます。なぜ、箇条書きがわかりやすくなるかというのは、右脳と左脳のはたらきに理由があります。箇条書きにすると、その部分が「図」として認識されるため、言語を認識する左脳と図を認識する右脳の双方を使って理解が進むのです。

■例文
ニンテンドースイッチには主に3つのメリットがあります。1つめはソフトの種類が豊富であること、2つめは子どもから大人まで楽しみやすいこと、3つめは、場所を選ばず遊べることです。

例文も、読めば何が言いたいか理解できます。箇条書きを取り入れることで、さらに理解の速度が早くなるはずです。

■改善例
ニンテンドースイッチには、主に以下3つのメリットがあります。

  • ソフトの種類が豊富である
  • 子どもから大人まで楽しみやすい
  • 場所をえらばず遊べる

わかりやすい文章の特徴・文脈編

わかりやすい文章のテクニックが身につけば、それだけで相手に伝わるかというと、じつはそうともいえません。とくにビジネスでは、相手に文章で伝えるには「伝え方」も重要です。相手にスッキリと伝わる文章の特徴をみていきましょう。

主張・指示の背景が添えられている

たとえば、仕事をしていて上司や同僚からチャットやメールで以下のような指示がくるとします。

■例文
去年の12月における、当社通販サイトの1日ごとの売上金額を調べてください。

何をしてほしいのかが明確なので、一見問題なさそうです。しかし、このような仕事の振られ方をした時に、以下のような疑問を抱くはずです。

  • なぜそれを調べたいのか?
  • 調べてどうしたいのか?
  • 今すぐやる必要があるのか?作業的な優先順位は?
  • なぜ自分でやらずに私に振ったのか?

とりあえず調べるし、それをちゃんと提出はするものの、なんとなく腑に落ちない、納得しないまま調査を行うことになるでしょう。ひとことで言えば、例文のような指示は「言葉足らず」なのです。

とくに忙しい上司の立場の方は、一人ひとりに丁寧な文書を書いてられないという感情から、こういった支持をしがちです。しかし、指示された側としては、目的や背景がわからないまま支持を実行するため、上司の意図と異なる調査をする可能性があります。

そうなると、結局やり直しとなるため、工数がかさんでしまいます。生産性が低下する1番の要因は、作業のやり直しです。依頼する側は、やり直しを防ぐよう、自分の意図・支持の背景を添えておくべきなのです。

■改善例
去年の12月における、当社通販サイトの1日ごとの売上金額を調べてください。

調査の目的は、年末やクリスマスに広告費用を増やすべきか減らすべきかを、去年の実績をもとに判断するためです。私は今、別の依頼で立て込んでいるので、去年からこのチームにいる○○さんにお願いしたいです。明後日の15時までにまでに調査結果をいただけると嬉しいです。

アクションが明確である

背景や目的が添えられていても、アクションが明確でなければわかりにくい文章になります。

■例文
(依頼)去年12月の、当社通販サイトの状況について調べてください。

(背景)クリスマスや年末には人の購買意欲が高まると思うので、広告費を上げたいと考えています。しかし、会社からは予算をオーバーしないでくれと言われています。去年のクリスマス・年末の実績をもとに交渉すれば、予算増加が認められるかもしれないため、調査をお願いします。

調査を行う背景はよくわかります。しかし、肝心の依頼がなんだかあいまいです。そのため、読み手は「状況とは、具体的に売上のこと?それとも購入回数?」「数字を出すのは、1日・週・月単位のどれでいけばいいのかな・・・」というふうに、依頼内容の解釈に時間と思考を消費してしまいます。

例文の場合、(依頼)の部分にはそこまで記述してあげると、読み手にとってストレスのない文章になります。

読み手が文章に対して疑問を抱かず、すぐ行動に移せるのが、ビジネスにおいて良い文章なのです。

まとめ

相手に伝わりやすい文章を書くことは、ビジネスでも普段の生活でもきっと役に立ちます。

わかりやすい文章について書いたこの記事がわかりにくかったらやばいな、と思いつつ執筆しました。笑

とはいえ、この記事の内容を意識している僕は、職場で「文章がわかりやすい」と言ってもらえます。そのため、今回の内容を意識するだけでも、文章が伝わりやすくなるはずです。

わかりやすい文章を心がけ、相手に伝わる気持ちよさをぜひ味わってください。

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