タスク管理ツールをチームで使用するメリット|選び方のポイントも解説

業務量が増えて、TODOリストだけでは追い付かないなぁ…
タスク管理ツールって便利なのかな?

チームでプロジェクトを完遂するためには、個々が着実に仕事をこなしていく必要があることはいうまでもありません。しかし、チームの人数やタスク量が増えていくと、「今誰が何をしているのか」「どのくらい進んでいるのか」を把握するだけで意外と苦労します。そこで役立つのがタスク管理ツールです。

今回は、タスク管理ツールに興味を持っている方や、チームの仕事の進め方を改善したい方に向けて、チームでタスク管理ツツールを使用するメリットをお伝えします。

タスク管理ツールをチームで使用するメリット

スケジュールの作成・操作が圧倒的に早い

スプレッドシートでスケジュールを作成する場合、セルの大きさを調整して、メンバーごとに色を変えて、カレンダーを入れて、進行中と完了で自動で色が変わるように数式を入れて・・・などの作業が必要になり、それだけで日が暮れそうなぐらい面倒です。効率的に仕事をするためのスケジュール表なのに、その作成に時間を取られてしまうのは本末転倒な感じですね。

タスク管理ツールは、作成や操作が早くできます。基本的にタスクを書き込んだあとは、進行中なのか、完了しているのかをドラッグ&ドロップするだけです。パソコンが得意ではないメンバーも直感的に操作でき、ストレスになりません。

進捗確認をこまめに聞かなくてよい

タスク管理ツールがない場合、リーダーやメンバーどうしでこまめに口頭やメールで進捗確認をしなければなりません。そのために毎回お互いの作業を止めて話すため非効率です。

タスク管理ツールがあれば、「今チームの誰が何をしているのか」「いつまでに終わらせるのか」が一発でわかるため、進捗を確認する頻度が減り、より作業に集中しやすくなります。

作業のやり直しを防ぐ

「進捗確認をこまめに聞かなくてよい」とお伝えしましたが、「必要なところで進捗を確認できる」ともいえます。

たとえばメンバーの鈴木さんが「プレゼン資料作成」を3日かけて終わらせるとします。鈴木さんが「プレゼン資料作成」のタスクを「進行中」に移してから1日経ったタイミングで、リーダー主導で「今の状態どんな感じ?」と聞くことができます。もし内容に問題があったとしても、あと2日あるため軌道修正ができます。

タスク管理ツールがない場合はどうでしょう。鈴木さんがこまめに進捗を報告してくれるタイプであればよいですが、そうでなければ3日目の午後に「できました」と報告してくるかもしれません。そこで内容の不備があった場合、膨大なやり直しが発生してしまいます。

こういったことを防ぐため、一目で誰が何をしているか把握し、リーダー主導で確認がとれることも、タスク管理ツールのメリットです。

情報共有がしやすい

タスク管理ツールにはファイルを添付する機能がついているため、ツールにアクセスさえしていれば、メンバー間の情報共有がすぐにできます。

また、メールにファイルを添付する場合、メンバーのアドレス入力して、本文を打ち込んでファイルを添付してようやく送信ですが、タスク管理ツールでは「ファイル」から添付したいものを選ぶだけなので、素早く共有できます。

チームとして、メンバーのタスク量の変化に対して臨機応変に対応できる

みなさんは普段、今チームのメンバーが抱えているタスク・手をつけているタスクを正確に把握できていますか?プロジェクトを進めていると、既存のタスクに新たなタスクが加わることがあります。また、自分が知らない間に、メンバーの誰かが他部署や上司からの突発的な依頼に追われているなんてこともあるのではないでしょうか。

このようなことを口頭で伝えるとなると、リーダーはAさんがタスクを追加されたこと知っているけど、Bさんは知らないといったことが起きたりします。

タスク管理ツールを活用していれば、追加されたタスクをツールの「進行中のタスク」に書き込むだけで、メンバー全員に知らせることができます。

また、タスク管理ツールには進行度やメモ欄もあるので、「今〇〇部署の依頼対応をしていますが、プロジェクトの進行には影響ありません」とか「上司から資料作成の依頼があり、〇時間くらいかかりそうです」などをコメントしておけば、他のメンバーはAさんの仕事を助けるべきなのか、そのまま任せて大丈夫なのかを臨機応変に対応しやすくなります。

タスク管理ツールの選び方のポイント

欲しい機能が備わっているか

タスク管理ツールはさまざまな種類があり、機能も豊富です。「なんでもいいからとりあえずダウンロードしよう」という感じでは、使わない機能までつけてしまったり、欲しい機能がなかったりするかもしれません。ツールで実現したいことを明確にし、自分のチームの特性に合ったツールを導入しましょう。

たとえば、メンバーの外出が多いならiPhoneやスマホにも対応しているものにするとか、Web制作チームならGitと連携できるものにするなどです。

コストは許容範囲内か

タスク管理ツールごとに料金もさまざまです。ツールによっては、無料お試し期間を設けているものもあるため、お試しで自分のチームに合っているか確かめるのもアリです。どのツールも無料プランでは機能に制限がありますが、3~4人の小規模チームであれば十分なこともあるため、無料でどこまで使えるか確認してみましょう。

また、アカウントに対しての課金なのか、人数に対しての課金なのかもチェックポイントです。人数が多いチームで導入する場合、人数課金だと高くつく可能性があります。

操作のしやすさ

タスク管理ツールのメリットを感じるためには、メンバー全員にとって使いやすいことが大切です。業務効率化のために導入するはずなのに、操作にストレスを感じているメンバーがいるなら意味がありません。メンバーにとって使いやすいツールを選びましょう。

まとめ

日々の業務を効率化するために、タスク管理ツールが役立ちます。

うまく利用すれば、タスク管理にかけていた時間が削減され、作業のやり直しも減るはずです。多くのツールは無料お試し期間があるため、いろいろ試しながら料金や操作性などチームにより合ったものを導入しましょう。